総務事務はバックオフィス業務として人気の職種です。
日々の簡単な雑務からパソコンを使用して書類作成をおこなうなど、幅広い業務を任される事が総務事務の特徴と言えます。業務の幅が広いので、さまざまなスキルを身につけ、キャリアアップも望めるとあり、就職の際は競争率も高い傾向にあります。
ここでは総務事務の仕事内容やメリット、向いている人の特徴などをご紹介します。
総務事務とは？
総務事務の仕事とは具体的には、備品や設備の管理、社内規定・ルールの整備、社内文書の作成・確認・社内イベントの企画運営など、 会社全体のサポート業務を行うのが一般的です。
会社によっては総務部門が部署として独立していない場合や、人事・労務・法務などの業務と兼任する事もあります。
総務事務はバックオフィス業務の中でも一般的な事務スキルがあれば比較的に未経験でも挑戦しやすい職種です。
PCで集計業務や資料作成などを行う事もあるのでWord、Excel、PowerPointといったofficeソフトの操作スキルをもっていると、より仕事の幅も広がります。
中小企業やベンチャー企業での総務事務は幅広い業務を期待されることもあるため、仕事探しの際はしっかりと仕事内容を確認しておきましょう。
総務事務の仕事内容
会社により総務事務の仕事は様々です。
来客の問い合わせ対応、社内文書の作成をおこなったり、総務業務だけではなく、経理や広報、人事の業務と兼任する会社もあります。
総務は他の部署では行えない業務を担ったりと、広い業務範囲を担当し、会社全体をサポートする事が仕事だとも言えます。
備品整理
会社内のパソコンや電話機、文房具などの備品、消耗品の管理は総務の代表的な役割です。
特に消耗品は無くなってから準備をするようでは社員の仕事に支障をきたす恐れがあります。
日頃からボールペンやコピー用紙などの消耗品は定期的にチェックしてなくなる前に発注する必要があります。
ディスクや椅子、パソコンや電話の機器類の管理は台帳に数や状態を記入して行うのが一般的です。
故障した場合は修理会社に依頼し、部品の交換や新品の購入をします。
機器類の破損は仕事への影響も大きいので、迅速な対応や業者へ定期メンテナンスを依頼する必要もあります。
施設管理
社員が仕事に打ち込めるよう社内環境を快適にするための整備も重要です。
・環境維持の為に空調や照明などの設備管理
・業者に清掃依頼をして衛生管理に努める
・防災設備の管理
など、定期的なメンテナンスや不備がある場合はすぐに対応する必要があります。
様々な備品や設備の管理を行うので、オフィス移転をする際も担当が総務になる事が多いです。
書類作成
稟議書、資料類、社内報などの作成も総務の業務に含まれます。
書類の作成だけでなく、書類を日付や種類ごとに整理、保管し、必要な時にすぐに取り出せるようにすることも大切です。
デジタル化が進み、記録、管理、情報連絡などはペーパーレスとなり管理の負担もなくなってきています。
社内行事
社内行事には社員の意識を統一する、コミュニケーションの活性化、リフレッシュ、意欲向上につなげるといった様々な意図があります。
そのような、大切な行事の企画・運営も総務事務が担当する分野です。
予算の設定、社員への通達、会場手配といった準備から司会進行・案内など当日の運営まで長い期間で幅広い働き方を求められます。
行事から会社の意向にうまく反映できるかは総務の力にかかっていると言えます。
電話・メールなどに対応
来客対応や、電話・メールの問い合わせ対応といった外部からの最初の窓口が総務である事が多いです。
問い合わせ内容によっては各部署への振り分けをしなければならないので、会社全体を把握しておかなければいけません。
来客対応では応接室や会議室への案内、飲み物の準備を行います。必要であれば事前に会議室のスペースを整えて資料の準備をすることもあります。
総務事務に向いている人
コミュニケーション能力が高い
総務事務は社員や取引先と関わる事が多い職種なのでコミュニケーション能力が求められます。
社内では多くの社員と関わり、様々な立場の人と上手にやり取りをし、同時進行で複数の業務を進める必要も出てきます。
時には行事の手伝いをしてもらう事もあるので、社内の人たちとの信頼関係が築けるかどうかで働きやすさが大きくかわります。
業務をスムーズに進めるためにもコミュニケーションが欠かせません。
人の力になることにやりがいを感じる
総務は仕事の性質上、会社や社員をサポートすることから、人の力になる事で喜びを感じられる人が向いていると言えます。
バックオフィス業務であるため、自らが結果を出したいと言う人よりも、人のサポートが好きという人の方が向いています。
社内の備品管理やイベントの企画、外部からの問い合わせ対応など誰かが必ず対応しなければならない事が多くあります。
必要な備品がない、問い合わせても何の返答もないといった事がないように、社内外から会社の信用を守り、多くの人を支える立場となるので、サポートや頼まれごとに応える事が好きな人にとっては非常にやりがいを感じる仕事です。
物事を整理するのが得意な人
総務では社内規定の作成や、交通費規則などの明確に決まっていない事を規則化するなど、物事を整理する場面が多々あります。
仕事内容も多岐にわたり、複数の業務を同時進行で行うので、業務の優先順位を整理しながら仕事を進めていかなければなりません。
そのため、物事を整理するのが得意な人は総務事務の仕事に役立てる事ができます。
業務を並行して行える人
総務は社内のさまざま依頼や対応を求められることが多いポジションです。
そのため、仕事内容は多岐にわたり、並行して業務を進めていく必要があります。
業務を素早く、正確に進めていけるマルチタスク能力がある人は総務事務に向いているといえます。
総務事務に必要なスキル
対人スキル
総務事務は社内外問わず、人と接する機会が多いため、コミュニケーション能力が必要です。
社外に対しては会社の窓口として電話や来客対応を行います。取引先や株主に対して配慮しながら対応する事が求められます。
社内では一般社員から役員クラスまで、すべての部署の社員と関わりながら業務を進行させていきます。
スムーズに業務を進めていくためにも、周囲の人と信頼関係を築いていけるコミュニケーション能力は必要です。
ビジネススキル
総務事務ではパソコンを使用して資料を作成する仕事が日常的にあります。
Word・Excel・PowerPointなどのパソコンの基本的な操作が行えないと業務を進めていけません。
また、会社の窓口として社外の人と関わることも多いため、ビジネスマナーの基本が必要です。
・服装や髪型がTPOに合っているか
・立ち振る舞いは適しているか
・正しい敬語が使えているか
・挨拶ができるか
ほかに、語学や簿記といった資格もあれば活かせる場面も沢山あります。
総務事務で働くメリット
コミュニケーション能力の向上
社内外からの問い合わせに対応する事が多く、備品発注や施設管理に関する相談、書類の作成依頼など、様々な依頼に応じるので人とのコミュニケーションは必須です。中には難しい依頼もあるので、一緒に協力したり、配慮あるコミュニケーションを取らないとならない場面もでてきます。
総務事務は臨機応変なコミュニケーション能力を伸ばしていける職種でもあります。
PCスキル向上
総務事務の仕事では日々、様々な書類作成やメールのやりとりが発生します。
そのため、officeソフト（Word・Excel・PowerPoint）の操作スキル、一般的なタイピングスキルを身に着ける事ができ、
総務事務としての経験を積むことで事務処理スピードも自然と向上していきます。
専門知識が身につく
総務事務は業務範囲の幅が広く、業務の専門知識が身に着くという点も大きなメリットです。
人事・労務・法務の分野に関わる機会も多く、各種法律の知識や専門文書に関するスキルや経験も培われます。
未経験でも始めやすい
総務事務には必須となる資格やスキルが無いためパソコン操作や事務処理能力があれば未経験からでも始められやすい職種です。
他の部署とのやりとりも多い職種であることからコミュニケーション能力やマルチタスク型の業務処理能力があれば、高い評価につながります。
ワークライフバランスがとりやすい
他の職種に比べると業務のスケジュール管理がしやすいので、残業も少なくプライベートを大切にしやすい傾向にあります。
総務事務で働くデメリット
成果などが分かりづらい
人事部や経理部などと同様に、企業の事業と直接関係ない業務をおこなう間接部門になります。
総務部は企業になくてはならない部門であるものの、業務内容が売上や収益に直結するわけではありません。
そのため、仕事の成果が数字などにはっきりと表れず、本当に貢献できているか懐疑的になってしまう事もあるかもしれません。
バックオフィス業務は表からは見えづらい事もあり、他部署の方から専門性や重要な業務である事を理解してもらいにくいこともあります。
ルーティン作業などが多い
毎月決まったルーティンワークが多いのも総務事務の特徴です。
それぞれの業務の締め切りがあることも多く、計画的に業務を進めたり地道にコツコツとスピーディーに作業をこなしていく事が苦手な人には難しい業務です。
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総務事務は一般事務と混同されやすい職種ですが、会社運営には欠かせない職種です。
総務の業務は多岐に渡るうえ、質も重視されるので、経験を積むほど専門的な知識が習得できます。
未経験からでも始められやすい総務事務はオフィス事務のエキスパートを目指したい方にはぴったりの職種です。
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